宗乡总会于2021年6月5日在Zoom视讯平台举办了“电子管理系统”分享会，与会馆代表讲解电子管理系统如何能更有效地帮助社团管理会务，吸引了66人参与。宗乡总会执行总秘书马进强也在活动上宣布，宗乡总会目前有个初步的计划，由宗乡总会购买一个由总会和业者共同开发的会馆管理系统并维持系统。会员可以加入这个系统，独立管理他们的资料。
当天的分享会由马进强介绍电子管理系统，以及如何使用此系统帮助社团管理会务。他透露，如今社团秘书处的现有功能繁多，除了管理会务资讯如会员资料、文物和藏书等资产清单，还必须传达团体的讯息，像是公告、会议通知、活动信息等。会馆秘书处也肩负举办活动、处理场地出租、奖助学金、文书工作等重任，所扮演的角色举足轻重。
部分会馆采用传统式的数据管理方式，主要由人工操作，导致记录方式不统一，也存在延续性问题，如果有人员离职，新人员可能不能理解原本的记录方式，会用自己的方式记录。另一方面，由人工管理的资料也面临着许多隐患，电脑资料或许会遇到网络黑客的入侵，也可能会因天灾人祸而损失实物资料，这些都不会是秘书处乐见的情形。
马进强指出，宗乡总会秘书处于2019年开始采用企业客户管理系统（Customer Relationship Management，简称CRM），并制定一套“会员资料管理系统”的模式，协助管理会员的资料。“这个系统能够让资料集中于网络上操作，也可以随时随地获取信息，帮助秘书处更快速、更有效地处理会务，大大提升了工作效率。”
他提到，系统的语言可用中文或英文操作，并且适用于多个电子平台如手机和电脑等。“通过宗乡总会的这个计划，一来，会馆在同个系统内可以相互学习管理方式；二来，价格不会依据会馆的规模大小决定付费，而且是以慈善团体的价格，可说是亲民合理的。”
宗乡总会分享如何使用CRM管理会务
继宗乡总会开始使用CRM管理会务后，新加坡潮州八邑会馆也从2019年9月加入这个电子管理系统的计划。电子管理系统的业者代表唐先生在分享会上以潮州八邑会馆为例，让出席者更深入了解系统的功能。
新加坡潮州八邑会馆须要整理会员、董事会、常务会、委员会成员的基本资料，同时还得管理会员的活动记录。因此，唐先生为他们在电子管理系统上开设了会员和各别管理层成员的资料档案，记录包括个人资料、在团体中担任的职位、曾参与的活动等详细资料，一目了然。
另一方面，潮州八邑会馆在网上开设了入会申请的网页，让有意成为会员的公众通过网上提交申请表格，而这些资料都可以透过CRM来记录档案。电子管理系统不但具备发送佳节与生日祝福电邮给会员的功能，也可以记录会馆的活动信息，例如发出的活动电邮邀请和相关收件者等，可说是巨细靡遗。
潮州八邑会馆使用CRM发送佳节与生日祝福电邮给会员
值得一提的是，宗乡总会与业者商讨后，在CRM加入了新的功能，可以将有关社团的文物、影音、书籍等的相关信息储存于该系统，另备有场地租用的记录，为会馆量身打造一套适用的电子管理系统。
出席者在活动结束前截图合影
通过使用电子管理系统，社团不仅能让会务资料得以妥善保管，也能提高管理人员及员工的工作效率和团队协作能力。欲了解“电子管理系统”详情的会员团体，可联系宗乡总会秘书处（📞 6643 6491 📧 admin@sfcca.sg）。
